契約書のファイリング方法｜誰でも探せる保管の順番と管理のコツ

契約書は企業の取引や権利関係を証明する重要な書類ですが、数が増えるにつれて管理が煩雑になりがちです。

適切な方法でファイリングしなければ、必要な時にすぐ見つけられず、業務に支障をきたす恐れもあります。

この記事では、誰でも必要な契約書をすぐに見つけられるファイリングの順番や、適切な保管のコツ、法律で定められた保存期間について解説します。

自社に合った管理ルールを確立するための参考にしてください。

契約書のファイリングでこんな課題はありませんか？

契約書管理業務において、以下のような課題を抱えているケースは少なくありません。

* 必要な契約書がすぐに見つからず、探すのに時間がかかる。

* ファイリングのルールが担当者ごとに異なり、属人化している。

* 契約の更新時期が把握できず、意図せず自動更新されてしまう。

* 保管スペースが不足してきた。

* 紛失や情報漏洩のリスクが懸念される。

これらの課題に対しては、ファイリングルールの明確化と共有が解決策の一つとなり得ます。また、契約書管理システム導入なども、上記複数の課題解決に有効な場合があります。

契約書管理の課題解決については「契約書管理の課題と解決策（https://tribox.shibusawa.co.jp/column/kl_md2r7zrb）」で詳しく紹介しています。

契約書ファイリングの基本｜4つの分類方法から最適なものを選ぼう

契約書を効率的に管理するためには、まず自社の業務フローや契約書の量に合った分類方法、つまり整理の順番を決めることが重要です。

代表的な分類方法には4つのパターンがあり、それぞれにメリット・デメリットがあります。

それぞれの特徴を理解し、最も管理しやすい方法、あるいは複数の方法を組み合わせて、社内ルールを構築しましょう。

取引先名の五十音順で整理する方法

取引先名の五十音順（アイウエオ順）で分類する方法は、最も一般的で直感的に分かりやすい整理方法です。

特定の会社の契約書を探したい場合に、すぐに見つけ出せるメリットがあります。

多くの企業で採用されており、担当者が変わっても引き継ぎやすいのが特徴です。

ただし、商号変更があった場合や、グループ会社が複数存在する場合は、どの名称でファイリングするかをあらかじめ決めておかないと、かえって探しにくくなる可能性があります。

契約の締結日順（時系列）で整理する方法

契約を締結した日付順に整理する方法は、時系列で契約の変遷を追いやすい点がメリットです。

特に、「最新の契約を確認したい」といった場合に迅速に対応できます。

また、法律で定められた保存期間の管理がしやすく、期限が来た契約書をまとめて廃棄する際にも便利です。

一方で、「特定の取引先との契約書を探したい」という場合には、他の方法に比べて時間がかかる可能性があります。

管理台帳と併用することで、検索性を補う工夫が求められます。

プロジェクトや案件単位で整理する方法

特定のプロジェクトや案件ごとに関連する契約書をまとめて整理する方法です。

建設業やIT業界など、プロジェクト単位で業務が進む業種に向いています。

契約書だけでなく、見積書や発注書、仕様書といった関連書類も一緒に保管することで、プロジェクト全体の流れを一つのファイルで把握できるのが大きなメリットです。

ただし、一つの契約が複数のプロジェクトに関連する場合、どのファイルに保管するかのルールを明確にしておかないと、重複保管や紛失の原因になる可能性があります。

契約の種類（業務委託・秘密保持など）で整理する方法

「業務委託契約」「秘密保持契約（NDA）」「売買契約」「雇用契約」など、契約の種類ごとに分類する方法です。

法務部門など、契約内容のレビューや比較検討を頻繁に行う部署に適しています。

同じ種類の契約書をまとめて管理することで、過去の類似案件を参照しやすくなり、新しい契約書を作成する際の雛形としても活用しやすくなります。

一方で、取引先名や締結日で探したい場合には不便なため、他の分類方法や管理台帳との組み合わせが効果的です。

契約書を正しく保管するための3つのポイント

契約書の分類ルールを決めたら、次に物理的な保管方法について注意点を押さえる必要があります。

契約書は企業の権利や義務を証明する重要な証拠書類であるため、劣化や紛失、改ざんといったリスクから守らなければなりません。

適切な道具を選び、安全な環境で保管する体制を整えましょう。

ファイリングのコツについては「ファイリングのコツ｜書類の分類・整理・保管術（https://tribox.shibusawa.co.jp/column/a4v-fawctid9）」で詳しく紹介しています。

契約書の原本に穴を開けるのは避けるのが原則

契約書の原本にパンチで穴あけをしてファイリングすることは、原則として避けるべきです。

穴を開ける行為が契約書の改ざんと見なされたり、文字や印影にかかってしまうことで、証拠としての価値が損なわれたりするリスクがあるためです。

保管の際は、書類に穴を開けずに済むクリアファイルや、挟むだけで綴じられるZ式ファイル、契約書専用のファイルなどを活用しましょう。

どうしても穴を開ける必要がある場合は、原本とは別にコピーを取ってそちらを綴じるようにしてください。

用途に合わせたファイルとインデックスで見つけやすくする

ファイリング用品を適切に使い分けることで、検索性は格段に向上します。

例えば、少量の契約書は案件ごとに個別フォルダーで管理し、量が増えてきたらボックスファイルにまとめて保管するといった方法があります。

ファイルの色を取引先や契約の種類で分けたり、背表紙に統一したルールでタイトルを記載したりするのも有効です。

さらに、インデックスを活用して分類項目を分かりやすく表示すれば、誰でも目的の契約書を素早く見つけられます。

紛失や改ざんを防ぐため施錠できるキャビネットで保管する

契約書には企業の機密情報や個人情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策は必須です。

誰でもアクセスできる場所に放置するのではなく、必ず施錠できるキャビネットや書庫で保管するようにしましょう。

また、保管場所の鍵を管理する担当者を決め、閲覧や持ち出しに関するルールを定めることも重要です。

これにより、不正な持ち出しや紛失、情報漏洩といったリスクを大幅に低減できます。

ファイリング前に確認必須！法律で定められた契約書の保存期間

契約書は、法律によって一定期間の保存が義務付けられています。

ファイリングのルールを構築する際には、これらの法的な要請も考慮に入れる必要があります。

保存期間を把握せずに誤って廃棄してしまうと、税務調査や訴訟の際に不利になる可能性があるため、注意が必要です。

主に会社法と法人税法で定められている期間を理解しておきましょう。

書類の保管期間については「書類の保管期間一覧（https://tribox.shibusawa.co.jp/column/09i-b8ktqq）」で詳しく紹介しています。

会社法で定められている保存期間は10年

会社法第432条では、「株式会社は、会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を、その作成の時から十年間、保存しなければならない」と定められています。契約書は「事業に関する重要な資料」に該当するため、原則として作成時から10年間の保存が必要です。この起算点は、帳簿閉鎖の日の翌日から開始するとされています。

全ての契約書を10年間保存するとルール化しておくと、管理がシンプルになります。

法人税法では原則7年間の保存が義務

法人税法では、帳簿書類の保存期間を原則として7年間と定めています。

この法律における「書類」には、取引に関して作成または受領した契約書や請求書などが含まれます。

保存期間の起算点は、「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間」です。

ただし、青色申告法人で欠損金（赤字）が生じた事業年度においては、その保存期間が10年間に延長されます。

そのため、会社法と合わせて最長期間である10年間保存するのが最も安全な方法です。

書類の保存期間の数え方については「書類の保存期間の数え方｜起算日と7年保管のルール（https://tribox.shibusawa.co.jp/column/ywnsvepq3rmr）」で詳しく紹介しています。

紙のファイリングから脱却！契約書管理を効率化する方法

紙ベースの契約書ファイリングは、保管スペースの確保や検索の手間など、多くの課題を抱えています。

これらの課題を解決し、管理業務を効率化するためのコツとして、デジタル技術を活用する方法が注目されています。

Excelでの管理台帳作成から、スキャナ保存、電子契約システムの導入まで、自社の状況に合わせて検討してみましょう。

Excelの管理台帳を作成して検索性を向上させる

手軽に始められる効率化の第一歩が、ExcelやGoogleスプレッドシートで管理台帳を作成することです。

台帳には、契約書ID、取引先名、契約名称、契約締結日、契約終了日、自動更新の有無、原本の保管場所といった情報を一覧で入力します。

これにより、紙の原本を探す前に、PC上で素早く情報を検索できるようになります。

特に、契約の更新時期を管理し、意図しない契約延長を防ぐのに役立ちます。

契約書をスキャンして電子データで保管する

契約書をスキャナで読み取り、PDFなどの電子データとして保存する方法です。

サーバーやクラウドストレージに保管すれば、物理的な保管スペースを削減できるうえ、検索機能を使えば必要な契約書を瞬時に見つけ出せます。

また、バックアップを取ることで、原本の紛失や災害時のリスク対策にもなります。

ただし、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たす必要があるため、解像度やタイムスタンプなどのルールを確認してから進めることが重要です。

電子契約システムを導入して管理コストを削減する

契約業務全体の効率化を目指すなら、電子契約システムの導入が最も効果的です。

電子契約システムでは、契約書の作成から締結、保管、管理までをすべてオンライン上で完結できます。

紙の契約書のように印刷、製本、郵送する手間やコストがかからず、収入印紙も不要になるため、大幅なコスト削減につながります。

検索性やセキュリティも高く、契約のステータス管理も容易になるため、テレワークの推進にも貢献します。

契約書ファイリング方法に関するよくある質問

ここでは、契約書のファイリングに関して、実務担当者からよく寄せられる質問とその回答を紹介します。

契約書の原本にパンチで穴を開けても大丈夫ですか？

原則として避けるべきです。

契約書の原本に穴あけをすると、文字や印影が損なわれたり、後からページが差し替えられたりと、改ざんを疑われる可能性があります。

これにより、訴訟などの際に証拠としての能力が低下するリスクがあるため、穴を開けずに保管できるクリアファイルや専用のファイルを使用することを推奨します。

契約書の整理におすすめのファイル用品はありますか？

契約書の量や閲覧頻度に応じて使い分けるのがおすすめです。

案件ごとに管理する場合は個別フォルダー、契約書の量が多い場合は大量に収納できるリングファイルやボックスファイルが適しています。

どのファイル用品を選ぶ場合でも、背表紙やインデックスを活用し、誰が見ても内容が分かるように表示ルールを統一することが重要です。

契約書の保存期間は何年ですか？

法律により異なりますが、最長期間である10年間保管するのが最も安全です。

会社法では事業に関する重要な資料として10年、法人税法では原則7年（欠損金が生じた事業年度は10年）の保管が義務付けられています。

両方の法律の要件を満たすため、すべての契約書について「事業年度の末日から10年間」とルール化することをおすすめします。

まとめ

契約書のファイリングは、まず自社に合った分類ルールを決めることから始まります。

取引先別、日付別、案件別など、業務内容に合わせて最適な整理の順番を確立し、社内で共有することが重要です。

また、原本の穴あけを避ける、施錠管理を徹底するといった物理的な保管ルールと、会社法や法人税法で定められた保存期間の遵守も欠かせません。

将来的には、管理台帳の作成や電子化を進めることで、さらなる業務効率化とセキュリティ強化が実現できます。

※本記事の情報は2026年9月時点のものです。法改正や解釈の変更等により、内容が最新と異なる場合があります。掲載内容の利用によって生じたトラブルや損害について、当社は一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。

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