確定申告書類の保存期間は何年？個人事業主の領収書や帳簿別に解説

個人事業主にとって、確定申告書類の保存期間が何年かは重要な問題です。

所得税法では、事業の取引を記録した帳簿や領収書などの書類を一定期間保存することが義務付けられています。

この保存期間は、青色申告か白色申告かによって異なり、書類の種類によっても変わります。

適切な期間を理解し、正しく書類を管理することが、税務調査への備えやスムーズな経営につながります。

【結論】確定申告書類の保存期間は原則7年！一部5年のケースも

確定申告に関わる書類の保存期間は、原則として7年です。

ただし、申告方法や書類の種類によっては、保存期間が5年と定められているものもあります。

具体的に何年の保存が必要かは、青色申告か白色申告か、またその書類が帳簿なのか、領収書や請求書といった一般的な書類なのかによって異なります。

自身の状況に合わせて、どの書類をいつまで保管すべきか正確に把握することが重要です。

【一覧表】青色申告・白色申告で異なる書類の保存期間をチェック

確定申告書類の保存期間は、青色申告と白色申告で異なります。

青色申告者は、原則としてすべての帳簿と取引に関する書類を7年間保存する必要があります。

一方、白色申告者は、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は7年間ですが、それ以外の書類や任意で作成した帳簿は5年間の保存でよいとされています。

このように申告方法によってルールが違うため、自身の申告区分を確認した上で、書類を整理・保管することが大切です。

【帳簿の種類別】仕訳帳や総勘定元帳の保存期間

事業のすべての取引に関係する情報を日付順に記録した帳簿は、所得金額を計算する上で根拠となる重要な書類です。

帳簿には、仕訳帳や総勘定元帳といった「主要簿」と、現金出納帳や売掛帳、買掛帳、固定資産台帳などの「補助簿」があります。

これらの帳簿は、税務調査の際に事業実態を証明するための基本資料となるため、法律で定められた期間、適切に保存しなければなりません。

青色申告：すべての帳簿を7年間保存する義務

青色申告を行っている個人事業主は、すべての帳簿を7年間保管する義務があります。

対象となるのは、仕訳帳や総勘定元帳といった主要簿だけではありません。

現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳といった補助簿も同様に7年間の保存が必要です。

これらの帳簿は、日々の取引を体系的に記録し、青色申告の特典を受けるための要件を満たす上で不可欠な書類となります。

白色申告：主要な帳簿は7年、補助的な帳簿は5年

白色申告の場合、帳簿の保存期間は種類によって異なります。

収入金額や必要経費を記載した「法定帳簿」については、7年間の保存が義務付けられています。

これは取引の基本的な証拠となるため、長期間の保存が求められます。

一方で、業務に関して任意で作成した上記以外の帳簿、いわゆる補助的な帳簿の保存期間は5年です。

自身の作成した帳簿がどちらに該当するかを区別して管理する必要があります。

【書類の種類別】領収書・請求書・決算書類の保存期間

帳簿だけでなく、取引に伴って作成または受領した書類も保存義務の対象です。

具体的には、決算に関して作成した棚卸表や貸借対照表、損益計算書などの決算書類、そして領収書、請求書、契約書、預金通帳などが該当します。

また、会社員などが医療費控除を受ける際に用いた医療費の領収書や、副業の確定申告で提出する源泉徴収票の元となる書類も、申告の根拠として一定期間の保存が求められます。

青色申告の場合：領収書や決算関連書類は7年間の保存が必要

青色申告では、帳簿や取引の証憑となる書類の保存が必要です。保存期間は書類の種類によって異なり、原則として帳簿や決算関係書類は7年間、請求書や契約書などの「その他の書類」は5年間と定められています。ただし、消費税の課税事業者が仕入税額控除の要件として保存すべき適格請求書等は7年間の保存が必要です。これらの書類は、帳簿に記録された内容が事実であることを裏付ける重要な証拠であり、確定申告書に添付して提出した書類の根拠資料として保管が義務付けられています。

白色申告の場合：領収書や請求書の控えは5年間の保存

白色申告を行う事業者は、業務に関して作成または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類を5年間保存しなければなりません。

これは、帳簿（法定帳簿）の保存期間である7年よりも短い期間です。

書類の種類によって保存の期限が異なるため、帳簿類と請求書・領収書などを分けて管理すると、整理しやすくなります。

法定帳簿とそれ以外の書類で、保存期間を区別して把握しておくことが重要です。

【要注意】赤字（欠損金）が生じた年度の書類は保存期間が10年に延長

事業で赤字（純損失）が生じた場合、帳簿書類の保存期間は原則として7年間ですが、純損失の繰越控除を適用する法人では10年間の保存が必要です。 この制度は、青色申告法人が赤字の金額を翌年以降10年間にわたって黒字と相殺できるものです。

個人事業主の青色申告者が純損失の繰越控除を利用する場合、繰越期間は翌年以降3年間とされていますが、帳簿書類の保存期間は原則7年間であり、繰越控除を適用したことによって保存期間が延長されるわけではありません。

いつから数える？保存期間の計算が始まる日（起算点）は確定申告期限の翌日

保存期間がいつから始まるのか、その起算点を正しく理解することが重要です。

保存期間のカウントは、書類が作成された日や取引があった日からではなく、その書類が関係する年度の「確定申告期限の翌日」から始まります。

例えば、2023年分の確定申告書類の場合、申告期限は2024年3月15日です。

したがって、保存期間のカウントが始まるのは、その翌日の2024年3月16日からとなります。

確定申告書類の正しい保存方法

確定申告書類は、法律で定められた期間、適切に保存しなければなりません。

保存方法には、伝統的な紙のままファイリングして保管する方法と、電子帳簿保存法の要件を満たして電子データとして保存する方法の2つがあります。

どちらの方法を選択するにせよ、後から税務調査などで確認を求められた際に、迅速に必要な書類を提示できるよう、整理された状態で保管することが求められます。

紙の書類をファイリングして保管する場合のコツ

紙の書類を保管する際は、後から見返しやすいように整理することが重要です。

例えば、月別や勘定科目別にクリアファイルや封筒に分け、年度ごとに段ボール箱などにまとめておくとよいでしょう。

領収書のような小さな書類は、ノートやスクラップブックに日付順に添付していくと、紛失を防ぎ、時系列で確認しやすくなります。

いずれの方法でも、年度、書類の種類、期間などを箱やファイルに明記しておくと管理が容易になります。

電子帳簿保存法に沿ったデータでの保存方法

電子帳簿保存法を活用すれば、書類をデータで保存できます。

この法律には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分があります。

特に注意が必要なのが「電子取引データ保存」で、2024年1月からは、メールで受け取ったPDFの請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書などの電子取引データは、紙に出力せず、データのまま保存することが義務化されました。

要件を満たした方法でデータを整理・保存する必要があります。

もし保存期間を守らなかったら？想定される3つのペナルティ

所得税法で定められた帳簿や書類の保存義務を怠ると、いくつかのペナルティを受ける可能性があります。

これらの罰則は、単に追加の税金を支払うだけでなく、事業運営そのものに影響を及ぼす場合もあります。

税務調査の際に適切な書類を提示できないと、経費が認められなかったり、有利な税制上の措置が受けられなくなったりするリスクがあるため、日頃からの書類管理が重要です。

ペナルティ①：税負担が軽くなる青色申告の承認が取り消される

青色申告の承認を受けている事業者が帳簿書類を適切に保存していない場合、その承認が取り消されることがあります。

税務調査の際に、税務署の担当者が取引の記録を確認できず、所得金額の計算が著しく不適切だと判断されると、過去に遡って承認が取り消される可能性があります。

その結果、最大65万円の青色申告特別控除や赤字の繰越控除といった、青色申告ならではの税制上の優遇措置が受けられなくなります。

ペナルティ②：本来より多くの税金を納める追徴課税が発生する

帳簿や領収書などの書類が保存されていない場合、税務調査で経費の実態を証明することができません。

その結果、経費として計上した金額が否認され、所得金額が想定より大きくなってしまいます。

これにより、本来納めるべきであった税額との差額を「過少申告加算税」として追加で納付する必要が生じます。

さらに、納付が遅れたことに対するペナルティとして「延滞税」も課されるため、税負担が大幅に増加する可能性があります。

ペナルティ③：消費税の仕入税額控除が適用されなくなる

消費税の課税事業者である個人事業主の場合、仕入税額控除の適用が受けられなくなるリスクがあります。

仕入税額控除とは、売上にかかる消費税額から仕入れにかかった消費税額を差し引ける制度ですが、この適用を受けるためには、帳簿および請求書等の保存が法律上の要件とされています。

したがって、必要な書類が保存されていないと控除が認められず、結果として納付する消費税額が増加してしまいます。

確定申告書類の保存期間に関するよくある質問

確定申告書類の保存期間については、具体的な起算日や書類の扱い方など、細かい点で疑問が生じやすいものです。

確定申告が不要なサラリーマンや年金受給者であっても、医療費控除や寄付金控除などで還付申告を行った場合は、その根拠となる領収書などを5年間保存する義務があります。

ここでは、個人事業主だけでなく、多くの方が疑問に思う点について回答します。

Q. 保存期間の「7年」はいつから数え始めればいいですか？

確定申告書類の保存期間は、申告対象の年の確定申告期限の翌日から数え始めます。

例えば、2023年分の申告（期限：2024年3月15日）に関する書類であれば、2024年3月16日から7年間です。

書類の発行日や申告書の提出日からではない点に注意が必要です。

Q. 保存期間を過ぎた書類はすぐに捨てても問題ありませんか？

法律上の保存期間を経過した書類は、基本的に廃棄しても問題ありません。

ただし、事業上の重要な契約書や、融資の際に過去の業績を示す資料として必要になる可能性も考えられます。

すぐに処分せず、事業の状況に応じて重要度を判断してから廃棄を検討するとよいでしょう。

亡くなった人の書類は相続手続きなどに関わるため、税理士など専門家への確認が必要です。

Q. もし書類を紛失してしまった場合はどう対処すればよいですか？

書類を紛失した場合は、まず取引先などに再発行を依頼してください。

再発行が困難な場合は、銀行の振込履歴やメールでのやり取り、発注書など、取引の事実を客観的に証明できる他の書類を準ずる証拠として保管します。

税務調査の際に、取引内容を合理的に説明できるよう準備しておくことが重要です。

まとめ

確定申告書類の保存は、所得税の納税義務がある個人事業主にとって重要な義務です。帳簿や書類の保存期間は、青色申告では原則7年、白色申告では書類によって7年または5年と定められています。具体的には、白色申告における帳簿の保存期間は法定帳簿が7年、任意帳簿が5年であり、棚卸表、請求書、領収書などの書類は原則として5年間です。また、純損失の繰り越し控除を受ける場合は、原則として3年間の保存が必要です。

期間の起算点は「確定申告期限の翌日」であり、電子帳簿保存法への対応も求められます。適切な書類管理は、税務上のリスクを回避し、健全な事業運営を行うための基本となります。

※本記事の情報は2026年7月時点のものです。法改正や解釈の変更等により、内容が最新と異なる場合があります。掲載内容の利用によって生じたトラブルや損害について、当社は一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。

文書保管のことなら、澁澤倉庫グループにご相談ください

機密情報をはじめとする重要書類の保管・管理・廃棄まで、澁澤倉庫グループの文書保管サービス「tribox」が一括サポートします。100年以上の実績に裏打ちされた保管品質と、お客様の業務フローに合わせた柔軟な対応力で、多くの企業の文書管理課題を解決してきました。

「今の保管体制で本当に大丈夫か確認したい」「外部委託のコストを試算してみたい」という段階からでも、お気軽にご相談ください。