電子契約書とは？法的効力や仕組み、おすすめシステムの選び方を解説

電子契約書とは、電子データで作成・締結される契約書のことです。

この記事では、電子契約書についての基本から、法的効力が認められる仕組み、導入のメリットや注意点について詳しく解説します。

さらに、自社に最適な電子契約サービスの選び方や、スムーズな導入手順まで網羅的に紹介するため、導入を検討している担当者の方はぜひ参考にしてください。

そもそも電子契約書とは？基本をわかりやすく解説

電子契約書とは、従来は紙で作成・押印していた契約書を電子化したものです。

PDFなどの電子ファイルに、ハンコやサインの代わりとなる「電子署名」を付与して契約を締結します。

単にWordなどで作成した契約書ファイルをメールで送るだけでは、法的な証拠力としては不十分です。

専用のサービスを利用することで、契約当事者の本人性と契約内容の非改ざん性が担保されます。

これにより、紙の契約書のように印刷、製本、押印、郵送、返送といった手間や、スキャンして保管する作業が不要になり、業務効率が大幅に向上します。

基本的には、紙の契約書と同等の法的効力が認められています。

電子契約書が法的に有効と認められる仕組み

電子契約書の有効性は、「電子署名」と「タイムスタンプ」という2つの技術的な仕組みによって法的に担保されています。

紙の契約書では、署名や押印によって本人が契約内容に合意したことを証明しますが、電子契約では電子署名がその役割を担います。

これにより、誰が契約したかが証明されます。

さらに、タイムスタンプによって契約が締結された時刻と、それ以降に契約書が改ざんされていないことが証明されます。

この2つの仕組みが揃うことで、電子契約書は紙の契約書と同等の法的効力を持つと認められ、契約の有効性が無効になることを防ぎます。

電子契約の証拠力を担保する「電子署名」の役割

電子署名とは、電子文書が「誰によって作成されたか（本人性）」と「改ざんされていないか（非改ざん性）」を証明する技術です。

紙の契約書における手書きの署名や押印に相当する役割を果たし、電子契約書の証拠力を担保する上で中核をなします。

この電子署名があることで、契約の当事者が本人であること、そして契約内容に双方が合意したことを法的に有効な形で示すことが可能です。

電子署名法では、特定の要件を満たした電子署名は、署名や押印と同等の法的効力を持つと定められています。

契約日時を正確に証明する「タイムスタンプ」とは

タイムスタンプとは、電子文書がある特定の時刻に存在し、その時点から改ざんされていないことを証明する電子的な時刻証明です。

第三者機関である時刻認証局（TSA）が発行します。

電子契約においてタイムスタンプは、契約がいつ締結されたかという締結日を客観的に証明する役割を担います。

これにより、契約の存在証明と非改ざん証明の信頼性が高まり、電子契約書の証拠力を法的に強化します。

電子帳簿保存法においても、タイムスタンプの付与は重要な要件の一つとされています。

契約の重要度で使い分ける2種類の署名タイプ

電子契約の署名には、主に「立会人型（事業者署名型）」と「当事者型」の2種類があります。

立会人型は、契約者双方が本人確認をメール認証などで行い、電子契約サービスの事業者が電子署名を付与する方法です。

導入が簡単でコストも低いため、多くの企業で利用されています。

一方、当事者型は、事前に第三者認証局による厳格な本人確認を経て発行された電子証明書を使い、契約者本人が署名するやり方です。

より高い法的証拠力が求められる契約に適しています。

契約の重要度や取引のリスクに応じて、これらの使い方を適切に選択します。

電子契約書を導入する4つのメリット

電子契約書を導入することには、多くのメリットがあります。

代表的なものとして、コスト削減、業務のスピードアップ、契約書管理の効率化、そしてセキュリティ強化の4点が挙げられます。

これらのメリットは、企業の競争力向上に直結する重要な要素であり、多くの企業が電子契約へ移行する大きな動機となっています。

印紙税や郵送費などのコストを大幅に削減できる

電子契約書を導入する大きなメリットの一つが、コスト削減です。

紙の契約書で発生していた収入印紙が不要になります。

印紙税法では電子データは課税文書に該当しないとされており、国税庁もこの見解を示しています。

そのため、例えば高額な契約金額となる2号文書（請負に関する契約書）や継続的取引の基本となる7号文書などでも印紙税は非課税です。

また、契約書を郵送するための費用や、印刷・製本・保管にかかるコストも削減できます。

契約締結までの時間短縮で業務がスピードアップする

電子契約を導入すると、契約締結までのプロセスが大幅に短縮され、業務のスピードアップにつながります。

従来の紙の契約では、印刷、製本、押印、郵送、相手方の署名・押印、返送という工程があり、締結完了までに数日から数週間かかることもありました。

電子契約では、これらの作業がすべてオンライン上で完結するため、数分から数時間で契約を締結できます。

これにより、ビジネスチャンスを逃すことなく、迅速な取引開始が可能になります。

検索性が向上し契約書の管理が楽になる

電子契約書はデータとしてサーバー上に保管されるため、管理が非常に楽になります。

紙の契約書のように保管スペースを確保する必要がなく、キャビネットの増設も不要です。

また、過去の契約書を探す際も、ファイル名、取引先名、契約締結日といった情報で瞬時に検索できます。

必要な契約書をすぐに閲覧・ダウンロードできるため、監査対応や契約内容の確認作業が大幅に効率化され、担当者の負担を軽減します。

セキュリティ強化でコンプライアンス遵守につながる

電子契約は、セキュリティの強化とコンプライアンス遵守にも貢献します。

紙の契約書に比べて、紛失、盗難、災害による消失といった物理的なリスクがありません。

多くの電子契約サービスでは、閲覧権限の設定やアクセスログの管理機能が備わっており、不正な閲覧や持ち出しを防ぎます。

また、契約内容が改ざんされていないことを技術的に証明できるため、内部統制の強化にもつながり、企業の信頼性を高める効果が期待できます。

電子契約書を導入する前に知っておくべき注意点

電子契約書の導入には多くのメリットがありますが、事前に把握しておくべき注意点も存在します。

すべての契約が電子化できるわけではなく、法的な制約があります。

また、取引先の理解を得ることや、社内の業務フローを見直す必要も生じます。

これらの点を事前に検討することで、スムーズな導入が可能になります。

契約の有効期限はありませんが、システムの利用には注意が必要です。

法律で書面での締結が義務付けられている契約書もある

電子契約は多くの契約で利用できますが、一部、法律によって書面での締結が義務付けられている契約も存在します。

代表的な例として、事業用定期借地契約や、宅地建物取引業法で定められた不動産売買における重要事項説明書（35条書面）・契約内容記載書面（37条書面）などが挙げられます。

これらの契約を電子化することは現行法では認められていないため、自社で扱う契約書が電子化可能かどうか、事前に確認しておく必要があります。

導入には取引先からの理解と同意が不可欠

電子契約は、契約当事者双方の合意があって初めて成立します。

そのため、自社が導入を決定しても、取引先（相手方）から理解と同意を得られなければ利用できません。

導入にあたっては、なぜ電子契約に移行するのか、相手方にはどのようなメリットがあるのかを丁寧に説明する必要があります。

場合によっては、操作方法がわからないなどの理由で断られるケースも想定し、紙の契約と併用するなどの柔軟な対応が求められます。

海外の取引先の場合は、英語対応のシステムを選ぶなどの配慮も必要です。

社内の業務フローや規定の見直しが必要になる

電子契約を導入する際は、社内の業務フローや関連規定の見直しが不可欠です。

従来の押印を前提とした承認プロセスや契約管理ルールは、電子契約のフローに合わせて変更しなくてはなりません。

例えば、職務権限規定や契約管理規定などを改訂し、電子署名の利用ルールを明確に定める必要があります。

これらの変更は、会社全体で共有し、混乱なく新しいプロセスに移行できるよう、法人・個人事業主を問わず、関係者への十分な周知と研修が重要です。

自社に最適な電子契約書サービスを選ぶ8つの比較ポイント

電子契約書サービスは多様な事業者が提供しており、自社に最適なシステムやツールを選ぶことが導入成功の鍵となります。

料金や機能はもちろん、操作性、セキュリティ、サポート体制など、多角的な視点での比較検討が不可欠です。

クラウド型のサービスが主流ですが、それぞれの特徴を理解し、以下の8つのポイントを参考に比較表を作成するなどして、自社のニーズに最も合うものを選びましょう。

これが、おすすめの選び方です。

必要な機能が過不足なく搭載されているか

電子契約サービスを選ぶ際は、自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。

例えば、頻繁に使う契約書のテンプレート（ひな形）機能、自社で作成したWordなどの契約書をアップロードする機能、複数人に一括で送信する機能などが挙げられます。

また、契約内容を訂正する場合のフローがどのようになっているかも確認ポイントです。

自社の契約業務を洗い出し、必要な機能に優先順位をつけて比較検討すると、過不足のないサービスを選べます。

料金体系は自社の利用頻度に見合っているか

料金体系はサービスによって様々であり、自社の利用頻度や規模に見合っているかを確認する必要があります。

多くのサービスでは、初期費用や月額固定費に加え、契約書を1件送信するごとに料金が発生する従量課金制が採用されています。

毎月どのくらいの契約を締結するのかを予測し、複数のサービスの料金プランをシミュレーションしてみることが重要です。

また、機能が制限された無料のプランを用意しているサービスもあるため、まずは無料プランで試してみるのも一つの方法です。

PCやスマホで直感的に操作できるか

電子契約サービスは、社内の担当者だけでなく取引先も利用するため、誰にとっても直感的で分かりやすい操作性が求められます。

専門知識がなくてもスムーズに契約締結まで進められるか、管理画面は見やすいかなどを、無料トライアルなどを活用して確認しましょう。

特に、営業担当者などが出先で契約内容を確認したり、承認者が外出先から決裁したりするケースを想定し、PCだけでなくスマホやタブレットの専用アプリなど、マルチデバイスに最適化されているかも重要な比較ポイントです。

法改正に対応できる信頼性の高いセキュリティか

契約書という重要な情報を取り扱うため、セキュリティの信頼性は最も重視すべきポイントの一つです。

電子署名法や電子帳簿保存法といった関連法律の要件を満たしていることは必須条件です。

それに加え、通信の暗号化、不正アクセス防止策、データのバックアップ体制、国内外のセキュリティ認証の取得状況などを確認しましょう。

将来的な法改正にも迅速に対応できる、信頼性の高いベンダーが提供するサービスを選ぶことが、安心して利用し続けるための鍵となります。

導入後のサポート体制は充実しているか

導入後に問題が発生した際や操作に不明な点があった場合に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかは非常に重要です。

サポートの対応時間（平日のみか、24時間365日か）、問い合わせ方法（電話、メール、チャットなど）、マニュアルやFAQの充実度などを比較しましょう。

特に初めて電子契約を導入する場合は、導入時の設定を支援してくれるサービスや、取引先への説明をサポートしてくれる体制があると安心です。

GMOサインやAdobeSign、インフォマートなど主要サービスのサポート内容を事前に確認することをおすすめします。

既存システム（会計ソフトなど）と連携できるか

電子契約サービスを単体で利用するだけでなく、社内の既存システムと連携させることで、業務効率をさらに向上させることが可能です。

例えば、契約情報と顧客情報を連携させたり、契約締結後に自動で会計ソフトに請求情報を作成したりといった活用が考えられます。

kintoneなどの業務改善プラットフォームや、Adobe Acrobatとの連携機能、API連携の可否などを確認し、自社のシステム環境に合ったサービスを選びましょう。

これにより、データ入力の二度手間やミスを防ぎ、部署間のスムーズな情報共有が実現します。

自社と同じ業界での導入実績は豊富か

自社と同じ業界や事業規模の企業での導入実績が豊富かどうかも、サービス選定の重要な指標となります。

公式サイトの導入事例などを確認し、自社と類似した課題を解決した実績があるかを見てみましょう。

特に、建設業界の工事請負契約や不動産業界の賃貸借契約など、業界特有の商慣習や契約形態がある場合は、それに対応した機能やノウハウを持つサービスのほうがスムーズに導入できます。

大手企業から個人事業主まで、幅広い導入実績があるサービスは信頼性が高いと言えます。

取引先が安心して利用できるシステムか

電子契約は取引先の協力があって初めて成り立つため、相手方が使いやすいシステムであることも非常に重要です。

取引先が契約書を確認・署名する際に、面倒な会員登録やログインが不要であるか、操作手順がシンプルで分かりやすいかを確認しましょう。

多くのサービスでは、受信者はメールに記載されたリンクをクリックするだけで署名画面にアクセスできる仕組みになっています。

取引先のITリテラシーに関わらず、誰でも安心して簡単に利用できるシステムを選ぶことが、電子契約への移行を円滑に進めるポイントです。

電子契約書の導入をスムーズに進める5ステップ

電子契約書の導入を成功させるには、計画的な準備と手順を踏むことが重要です。

ここでは、導入目的の明確化から取引先への案内まで、スムーズに進めるための5つのステップを紹介します。

この流れに沿って進めることで、社内外の混乱を最小限に抑え、円滑な移行を実現できます。

契約書の作成から運用までの進め方を具体的に見ていきましょう。

Step1. 導入目的と電子化する契約書の範囲を明確にする

まず初めに、「なぜ電子契約を導入するのか」という目的を明確にします。

コスト削減、業務効率化、コンプライアンス強化など、目的によって選ぶべきサービスや導入の進め方が変わります。

次に、社内で交わされているすべての契約書の中から、どの範囲を電子化の対象とするかを決定します。

例えば、まずは雇用契約書や業務委託の請負契約書、秘密保持契約書など、特定の種類の契約書からスモールスタートし、徐々に見積書、発注書、請求書、領収書、申込書などへ対象を広げていくのが現実的な方法です。

Step2. 複数のサービスを比較検討し候補を絞り込む

導入目的と対象範囲が明確になったら、複数の電子契約サービスを比較検討します。

前述の「自社に最適な電子契約書サービスを選ぶ8つの比較ポイント」を参考に、機能、料金、操作性、セキュリティなどを多角的に評価しましょう。

各社のウェブサイトで情報を収集したり、資料請求をしたりして、自社の要件に合うサービスを3社程度まで絞り込みます。

この段階で、各社の営業担当者からデモンストレーションを受けるのも有効です。

Step3. 社内規定を整備し関係部署と連携する

電子契約の導入には、関連する社内規定の整備が不可欠です。

従来の押印を前提とした契約管理規定や職務権限規定などを、電子署名に対応した内容に改訂します。

新しい業務フローを構築し、法務、経理、営業など、契約業務に関わるすべての部署と事前に連携を取り、合意を形成しておくことが重要です。

変更点や新しいルールについて、社内説明会などを開催し、全社的な理解を得ることで、導入後の混乱を防ぎます。

Step4. 無料トライアルで操作性を確認し本格導入する

候補に絞り込んだサービスについて、無料トライアル期間を利用して実際の操作性をテストします。

契約書のテンプレート作成やアップロード、承認ルートの設定、取引先への送信、署名依頼といった一連の操作を、複数の担当者で試してみましょう。

特に、契約書の発行担当者と承認者の両方の視点で使い勝手を確認することが重要です。

このトライアルの結果をもとに、最終的に導入するサービスを1社に決定し、本格導入へと進みます。

Step5. 取引先に電子契約への移行を丁寧に案内する

本格導入が決定したら、取引先に対して電子契約へ移行する旨を事前に案内します。

移行の目的、取引先にとってのメリット（印紙代不要、手続きの迅速化など）、具体的な操作手順などを分かりやすく伝えます。

案内状のテンプレートや、操作マニュアルを添付したメールを送付するなど、取引先が不安を感じないよう丁寧にサポートする姿勢が大切です。

移行期間を設け、当面は紙の契約と併用するなど、柔軟な対応を検討することも円滑な移行のポイントです。

電子契約書を運用する上で理解すべき法律

電子契約書を適切に運用するためには、関連する法律の知識が不可欠です。

特に、電子契約の法的有効性の根拠となる「電子署名法」と、電子データの保存方法について定めた「電子帳簿保存法」の2つは必ず押さえておく必要があります。

これらの法律を正しく理解し、要件を満たした運用を行うことで、法的なリスクを回避し、安心して電子契約を活用できます。

登記関連の法律も関わる場合があるため、注意が必要です。

契約の法的有効性を定める「電子署名法」

電子署名法（正式名称：電子署名及び認証業務に関する法律）は、電子署名が手書きの署名や押印と同等の法的効力を持つための要件を定めた法律です。

この法律により、特定の技術的基準を満たした電子署名は、法的に有効な署名として扱われます。

その要件とは、「本人による電子署名であること（本人性）」と「契約内容が改ざんされていないこと（非改ざん性）」が証明できることです。

多くの電子契約サービスは、この電子署名法の要件を満たす形で設計されています。

電子データの保存要件を定めた「電子帳簿保存法」

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類（契約書、請求書、領収書など）を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。

電子契約によって締結した契約書は、この法律の「電子取引」に該当するため、定められた要件に従ってデータを保存する義務があります。

具体的には、データの真実性を確保する措置（タイムスタンプの付与など）と、ディスプレイやプリンタで明瞭に確認できるなどの可視性を確保する措置が必要です。

法改正が頻繁に行われるため、常に最新の保存要件を確認する必要があります。

電子契約書に関するよくある質問

ここでは、電子契約書の導入を検討する際によく寄せられる質問とその回答をまとめました。

電子印鑑との違いや、取引先とのやり取り、過去の契約書の扱いなど、具体的な疑問点を解消するための参考にしてください。

以下に、いくつかの例を挙げます。

電子印鑑と電子署名の違いは何ですか？

電子印鑑は印影を画像化したもので、本人証明や非改ざん証明の機能はなく、法的な証拠力は限定的です。

一方、電子署名は暗号技術を用いて本人性と非改ざん性を担保する仕組みであり、電子署名法によって法的な効力が認められています。

電子契約の有効性を担保するのは電子署名です。

取引先が電子契約システムを導入していなくても利用できますか？

はい、利用できます。

多くの電子契約サービスでは、契約書の受信側（取引先）はアカウント登録やシステムの導入が不要です。

契約依頼のメールに記載されたURLをクリックし、ブラウザ上で契約内容を確認して同意（署名）するだけで手続きが完了するため、相手方に負担をかけることはありません。

過去に紙で締結した契約書もデータ化して管理できますか？

はい、管理可能です。

過去に紙で締結した契約書をスキャナで読み取り、電子データ化して電子契約サービス上で保管できます。

その際、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たすことで、原本である紙の契約書の破棄も可能になります。

多くの電子契約サービスには、スキャンした文書の保管機能が備わっています。

まとめ

本記事では、電子契約書の基本的な仕組みから法的有効性、導入のメリットと注意点、そして自社に最適なサービスの選び方や導入手順について解説しました。

電子契約は、コスト削減や業務効率化に大きく貢献する一方、法律の理解や取引先との連携など、導入にあたって押さえておくべきポイントがあります。

この記事で紹介した内容を参考に、自社の状況に合わせた電子契約の導入を計画的に進めてください。

※本記事の情報は2026年5月時点のものです。法改正や解釈の変更等により、内容が最新と異なる場合があります。掲載内容の利用によって生じたトラブルや損害について、当社は一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。

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