オフィス移転の流れとやることを完全解説！手順マニュアル【チェックリスト付】

オフィス移転は、企業にとって大きな転機となる重要プロジェクトですが、そのプロセスは非常に複雑で多岐にわたります。

本記事では、移転担当者が抜け漏れなくスムーズに業務を遂行できるよう、オフィス移転の全体像と具体的な進め方を時系列で解説するマニュアルです。

移転計画の立案から移転後の運用まで、各フェーズで「いつ・何をすべきか」を明確にし、チェックリストとしても活用できます。

オフィス移転を成功させる最初のステップは目的の明確化

オフィス移転を成功に導くためには、まず「なぜ移転するのか」という目的を明確にすることが不可欠です。

単に場所を移すだけでなく、事業拡大に伴う人員増加への対応、従業員のモチベーション向上、企業ブランディングの強化など、移転を経営課題解決の手段として捉える視点が重要です。

明確な目的があることで、物件選定やオフィスデザインの方向性が定まり、移転プロジェクト全体の意思決定がスムーズに進む理由となります。

移転の理由を社内で共有することも、プロジェクトを円滑に進める上で欠かせません。

【全体像】オフィス移転完了までのスケジュールと大まかな流れ

オフィス移転の準備は、一般的に移転予定日の6ヶ月から1年前には開始する必要があります。

全体の移転スケジュールは、大きく分けて「移転計画」「物件決定・契約」「新オフィス設計・工事」「引越し準備・各種手続き」「移転当日・移転後」の5つのフェーズで構成されます。

特に、現オフィスの解約予告期間が6ヶ月前と定められているケースが多いため、それに合わせて物件探しや内装計画を立てることが重要です。

余裕を持った予定を組むことで、予期せぬトラブルにも対応しやすくなります。

【6ヶ月～1年前】移転計画フェーズでやるべきこと

移転計画フェーズは、オフィス移転プロジェクト全体の土台を築く最も重要な期間です。

この段階では、現状の課題分析から移転目的の設定、プロジェクトチームの結成、新オフィスに求める条件の整理、そして概算費用の算出までを行います。

ここでの計画が具体的で精度の高いものであるほど、その後の物件探しや業者選定がスムーズに進みます。

関係者間で目的意識を共有し、慎重な検討を重ねることが成功の鍵となります。

STEP1：現状オフィスの課題を洗い出し移転目的を定める

まずは現在のオフィスが抱える課題を具体的に洗い出すことから始めます。

「執務スペースが手狭」「会議室が不足している」「通勤アクセスが悪い」「Web会議用の個室がない」といった物理的な問題や、コミュニケーションの活性化といった組織的な課題など、様々な視点から問題点を抽出します。

従業員へのアンケートや部門ごとのヒアリングを実施することで、現場のリアルな声を集めることができ、より実態に即した移転目的を設定することにつながります。

STEP2：移転プロジェクトチームを結成し役割を分担する

オフィス移転は、総務部門だけで完結する業務ではなく、会社全体を巻き込む一大プロジェクトです。

そのため、経営層、総務、人事、情報システム、各事業部門の代表者など、関連部署を横断するプロジェクトチームを結成することが不可欠です。

チームを結成することで、担当者一人への業務負担の集中を防ぎ、専門的な知見を集約できます。

企業規模に関わらず、意思決定の迅速化と各部門との円滑な連携を図るために、責任者と各担当の役割を明確に分担します。

STEP3：新オフィスに求める条件をリストアップする

STEP1で定めた移転目的を基に、新しいオフィスに求める具体的な条件をリストアップしていきます。

立地（エリア、最寄り駅からの距離）、面積（従業員数や将来ের増員計画を考慮）、賃料などの基本情報に加え、会議室の数やレイアウトの要望、必要な電気容量、ネットワーク環境のスペックといった設備面の条件も詳細に洗い出します。

このリストが、後の物件選定や内装デザインを進める上での重要な指針となります。

STEP4：移転にかかる費用の概算をシミュレーションする

オフィス移転には多額の費用が発生するため、計画の初期段階で概算費用を把握し、予算を確保することが重要です。

主な費用項目には、現オフィスの原状回復工事費、新オフィスの物件取得費（敷金・礼金など）、内装工事費、什器購入費、引越し費用、通信インフラ工事費などがあります。

法人として適切な予算計画を立てるためにも、各項目の相場を調べ、移転全体の費用感をシミュレーションしておく必要があります。

【5～6ヶ月前】物件決定・契約フェーズでやるべきこと

移転計画が固まったら、次は具体的な物件探しと契約手続きに進みます。

このフェーズでは、不動産仲介会社と連携しながら候補物件を絞り込み、内見を通じて比較検討を行います。

最終的に移転先を決定し、賃貸借契約を締結すると同時に、現オフィスの解約予告も忘れずに行う必要があります。

重要な契約が集中する時期であり、慎重な判断が求められます。

STEP5：移転先の物件探しと情報収集を開始する

プロジェクトチームで定めた条件リストを基に、本格的な物件探しをスタートします。

オフィス専門の不動産仲介会社に相談し、希望条件に合う物件を紹介してもらうのが一般的です。

複数の仲介会社に声をかけることで、より多くの物件情報を得られます。

同時に、インターネットの物件情報サイトも活用し、エリアの賃料相場や物件の傾向を把握しておくと、仲介会社とのコミュニケーションがスムーズに進みます。

STEP6：候補物件を内見し比較検討リストを作成する

書類上では有望に見える物件も、実際に訪れると印象が異なる場合があります。

そのため、候補物件は必ず内見し、複数の担当者でチェックすることが重要です。

内見時の注意点として、図面だけでは分かりにくい天井高や柱の位置、窓からの採光、コンセントの位置や数、空調の効き具合などを確認します。

また、ビルの管理体制やセキュリティ、周辺の環境（飲食店や銀行など）もチェックし、比較検討リストを作成して客観的に評価します。

STEP7：新オフィスの入居申し込みと賃貸借契約を締結する

移転先となる物件が決定したら、入居申込書を提出し、貸主による入居審査を受けます。

審査を通過すると、重要事項説明を経て賃貸借契約の締結へと進みます。

契約書に署名・捺印する前には、契約期間、賃料、敷金の額、特約事項、原状回復の範囲など、すべての項目を細部まで確認し、不明点があれば必ず解消しておくことが大切です。

契約内容は後のトラブルを避けるための重要な証拠となります。

STEP8：現オフィスの解約予告通知を管理会社へ提出する

新オフィスの契約と並行して、現オフィスの解約手続きを進めます。

多くの賃貸借契約では、解約予告期間が3ヶ月前から6ヶ月前と定められています。

まずは現在の契約書を確認し、正確な予告期間を把握してください。

予告期間を過ぎると余分な賃料が発生する可能性があるため、新オフィスの契約締結の目処が立った段階で、速やかに指定された書式で管理会社へ解約通知の連絡をすることが重要です。

【3～4ヶ月前】新オフィス設計・工事フェーズでやるべきこと

物件契約が完了したら、次は新オフィスの内装を具体的に作り上げていくフェーズに入ります。

ここでは、移転目的を反映させたオフィスレイアウトやデザインを決定し、それに基づいて内装工事やインフラ整備を行う業者を選定・発注します。

従業員の働きやすさや生産性に直結する重要な工程であり、専門業者との密な連携が求められます。

STEP9：新オフィスのレイアウトと内装デザインを確定させる

オフィスのレイアウトは、従業員の働き方やコミュニケーションのあり方を大きく左右します。

移転目的や新しい働き方のコンセプトに基づき、執務エリア、会議室、リフレッシュスペースなどの配置を決定します。

内装デザイン会社や設計事務所と打ち合わせを重ね、デザインコンセプトやカラースキーム、使用する素材などを具体的に固めていきます。

機能性とデザイン性を両立させたプランを策定することが重要です。

STEP10：内装工事やインフラ工事の業者を選定し依頼する

レイアウトとデザインが確定したら、施工を担当する内装工事業者や、電話・LANなどのインフラ工事業者を選定します。

オフィスビルの工事には、貸主が行うA工事、貸主指定の業者に借主が発注するB工事、借主が自由に業者を選定できるC工事の区分があります。

内装やインフラ工事の多くはC工事に該当するため、複数社から見積もりを取得し、実績や提案内容、費用を比較検討した上で発注をすることが推奨されます。

STEP11：オフィス家具やOA機器を選定し発注する

新しいオフィスのレイアウトに合わせて、デスク、チェア、収納家具などのオフィス家具や、複合機、ビジネスフォンといったOA機器を選定します。

現オフィスから移設して継続使用するものと、新規に購入・リースするものをリストアップし、計画的に手配を進めます。

移転に伴う新規購入は大きなコストとなるため、デザイン性や機能性、予算のバランスを考慮して選定します。

納期に時間がかかる製品もあるため、早めの発注が肝心です。

【1～2ヶ月前】引越し準備・各種手続きフェーズでやるべきこと

移転日まで残り2ヶ月を切ると、引越しの実務的な準備と、社内外への告知や行政手続きが本格化します。

この時期はタスクが集中し非常に多忙になるため、プロジェクトチーム内で役割分担を明確にし、計画的に進めることが重要です。

移転当日に向けて、漏れのないよう最終準備を整えていきます。

STEP12：引越し業者を選定し契約を結ぶ

オフィス移転の実績が豊富な引越し業者を複数社選定し、見積もりを依頼します。

料金だけでなく、オフィス移転特有のノウハウ（什器の解体・組立、精密機器の運搬、廃棄物処理など）を持っているか、損害保険の内容は十分かといった点も比較検討のポイントです。

営業担当者との打ち合わせを通じて、作業内容やスケジュールを詳細に詰め、信頼できる業者と契約を結びます。

STEP13：従業員向けにオフィス移転の社内説明会を実施する

従業員の不安を解消し、移転への協力を得るために、社内向けの説明会を実施します。

説明会では、移転の背景や目的、新オフィスのレイアウトやコンセプト、移転スケジュール、従業員各自が行う荷造りの手順などを伝えます。

経営層から移転にかける期待などのメッセージを伝えることで、従業員のモチベーション向上にもつながります。

円滑な移転作業と新オフィスでのスムーズな業務開始のために不可欠なプロセスです。

STEP14：取引先や顧客への移転案内状を作成し送付する

取引先や顧客に対して、オフィスの住所や電話番号が変更になることを知らせる案内状を作成し、送付します。

送付のタイミングは、移転の1ヶ月前を目安に行うのが一般的です。

郵送による挨拶状のほか、メールでの一斉連絡や、Webサイトでの告知も並行して行います。

請求書や契約書の送付先に関わる重要な連絡であるため、送付リストに漏れがないよう注意深く確認します。

STEP15：官公庁への必要な届出の種類と期限を確認する

オフィス移転に伴い、さまざまな官公庁への届出が必要になります。

法務局への本店・支店移転登記、税務署への異動届、労働基準監督署や公共職業安定所への事業所所在地変更届、消防署への防火対象物使用開始届など、事業内容によって必要な手続きは異なります。

提出先、必要書類、提出期限をリストアップし、移転前後に慌てないよう計画的に準備を進めます。

【移転当日～移転後】最終作業・新オフィス運用フェーズ

いよいよ移転当日を迎え、プロジェクトは最終段階に入ります。

当日は計画通りに作業が進むよう現場を管理し、移転後も各種手続きや旧オフィスの原状回復など、完了させるべきタスクが残っています。

新オフィスでの業務をスムーズにスタートさせ、プロジェクトを完全に締めくくるための重要なフェーズです。

STEP16：移転当日の作業内容と立ち会い担当者を決める

移転当日は、旧オフィスでの搬出作業と新オフィスでの搬入作業が同時に進行します。

引越し業者への指示出し、搬出入物の確認、作業の進捗管理などを行うため、それぞれの場所に立ち会い担当者を配置し、役割分担を明確にしておきます。

事前に作成したレイアウト図や搬入計画に基づき、スムーズに作業が進むよう現場を指揮します。

STEP17：移転完了後に必要な行政手続きを完了させる

移転が完了した後でなければ行えない行政手続きも多数あります。

特に、法務局への本店移転登記は、移転日から2週間以内という期限が定められています。

事前に準備しておいた書類を使い、税務署や社会保険事務所など、各官公庁への届出を速やかに完了させます。

手続きの漏れがないよう、作成したチェックリストに基づいて一つひとつ確認しながら進めます。

STEP18：旧オフィスの原状回復工事と明け渡しを行う

賃貸借契約に基づき、旧オフィスを借りた時の状態に戻すための原状回復工事を行います。

工事の範囲や内容は、事前にビル管理会社と協議して確定させておきます。

工事が完了したら、管理会社の立ち会いのもとで最終確認を行い、問題がなければ鍵を返却して物件の明け渡しは完了です。

敷金の返還額にも影響するため、契約内容をよく確認し、誠実に対応します。

STEP19：新オフィスの運用ルールを策定し社内に周知する

新しいオフィスで全従業員が快適かつ効率的に働けるよう、運用ルールを策定します。

会議室や共有スペースの予約方法、新しいセキュリティシステムの利用方法、ゴミの分別や清掃に関するルールなど、新しい環境に合わせた決まり事を設けます。

策定したルールは、社内ポータルへの掲載や説明会の実施を通じて全従業員に周知徹底し、円滑な業務運営を目指します。

オフィス移転で発生する費用の内訳と目安

オフィス移転にかかる費用は多岐にわたりますが、主に「旧オフィス関連費用」「新オフィス関連費用」「その他費用」の3つに大別できます。

旧オフィス関連費用には、原状回復工事費や不用品の廃棄費用が含まれます。

新オフィス関連費用は最も大きな割合を占め、物件取得費（敷金、礼金、仲介手数料など）、内装・インフラ工事費、オフィス家具・OA機器の購入費などが該当します。

その他、引越し作業費や各種届出にかかる費用、移転案内状の作成・送付費用なども発生します。

失敗しないためのパートナー（業者）選びのポイント

オフィス移転プロジェクトを成功させるには、信頼できる専門業者をパートナーとして選ぶことが極めて重要です。

不動産仲介、内装デザイン・工事、引越しなど、各分野のプロフェッショナルと連携することで、担当者の負担を軽減し、移転の質を高めることができます。

ここでは、それぞれの業者の選び方のポイントを解説します。

不動産仲介会社の選び方

オフィス専門の不動産仲介会社を選ぶ際は、まず法人向けの取引実績が豊富かどうかを確認します。

特定のエリアに強い、スタートアップ企業に精通しているなど、各社の得意分野を見極めることも重要です。

単に物件を紹介するだけでなく、移転の目的や経営戦略を理解し、企業の成長につながるような提案をしてくれるパートナーを選ぶことが、最適な物件と出会うための鍵となります。

内装デザイン・工事会社の選び方

内装デザイン・工事会社を選ぶ際には、まず過去の実績やポートフォリオを確認し、自社のイメージに近いデザインを手がけているかを見極めます。

デザインの提案力はもちろん、プロジェクト全体のスケジュール管理やコスト管理を的確に行うマネジメント能力も重要な選定基準です。

コンセプトの策定から設計、施工までを一貫して任せられるワンストップ対応の会社は、担当者の負担軽減にもつながります。

引越し業者の選び方

オフィス移転は家庭の引越しとは異なり、専門的なノウハウが求められます。

そのため、オフィス移転を専門に扱っているか、実績が豊富であるかを確認することが第一です。

特に、サーバーなどの精密機器や大型什器の運搬には専門知識が必要です。

万が一の事故に備えた損害賠償保険が充実しているか、スケジュール通りに作業を遂行できる体制が整っているかも、選定における重要なチェックポイントです。

オフィス 移転 流れに関するよくある質問

オフィス移転は多くの企業にとって頻繁にあるイベントではないため、担当者には様々な疑問が生じます。

オフィス移転の流れとは別に、プロジェクトを進める上で知っておきたいポイントについて、よくある質問とその回答をまとめました。

オフィス移転の準備はいつから始めるのが一般的ですか？

一般的に、移転予定日の6ヶ月〜1年前から始めるのが理想です。

特に、現オフィスの賃貸借契約書で定められている解約予告期間が6ヶ月前であることが多いため、それに合わせて物件探しや内装計画を進める必要があります。

余裕を持ったスケジュールを組むことで、じっくりと物件を比較検討でき、予期せぬトラブルにも対応しやすくなります。

移転にかかる費用をできるだけ抑える方法はありますか？

費用を抑えるには、居抜き物件の活用や中古オフィス家具の導入、複数業者への相見積もりが有効です。

前テナントの内装を活かせる居抜き物件は、内装工事費を大幅に削減できます。

また、既存の什器をできるだけ流用する計画を立てることもコスト削減につながります。

国や自治体が提供する補助金・助成金の活用も検討しましょう。

小規模なオフィス移転でもプロジェクトチームは必要ですか？

必要です。

たとえ小規模な移転であっても、やるべき作業は多岐にわたり、担当者一人への負担は非常に大きくなります。

数名でもチームを組むことで、タスクの分担や多角的な視点での検討が可能になります。

特に経営層がチームに加わることで、重要な意思決定が迅速になり、プロジェクト全体がスムーズに進行します。

まとめ

オフィス移転は、移転目的の明確化から始まり、計画、物件選定、設計・工事、各種手続き、引越し、そして移転後の運用まで、長期間にわたる多くのステップで構成されます。

各フェーズでやるべきことを正確に把握し、計画的に進めることが成功の鍵です。

本記事で解説した全体の流れと各ステップのチェックリストを活用し、抜け漏れのないプロジェクト進行を実現してください。

信頼できるパートナー業者と連携することも、移転を成功に導く重要な要素です。

※本記事の情報は2026年7月時点のものです。法改正や解釈の変更等により、内容が最新と異なる場合があります。掲載内容の利用によって生じたトラブルや損害について、当社は一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。

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