オフィスと倉庫の書類保管コストを徹底比較！会社経費を削減する選び方

会社の成長とともに増え続ける書類の保管場所に、頭を悩ませていませんか。

書類によってオフィスが手狭になり、業務効率が低下したり、より広いオフィスへの移転を検討したりするケースは少なくありません。

この記事では、書類をオフィスで保管し続ける場合と、外部の倉庫を利用する場合のコストを徹底比較し、経費削減と業務効率化を両立させるための最適な選び方を解説します。

書類保管にオフィスの高額な賃料を払い続けていませんか？

特に東京のような都心部では、賃貸オフィスの賃料は高額です。

その貴重なスペースを、頻繁には利用しない書類の保管のために使ってしまうのは、大きなコスト負担につながります。

例えば、1坪あたり数万円の賃料を支払っている場合、キャビネット数台分のスペースだけでも年間で数十万円のコストが発生している計算になります。

そのスペースを執務エリアや会議室として活用できれば、会社の生産性をより高められる可能性があります。

【結論】書類保管はオフィスと外部倉庫の使い分けがコスト削減の鍵

書類の保管コストを最適化するためには、全ての書類をオフィスか倉庫のどちらか一方に集約するのではなく、書類の利用頻度に応じて保管場所を使い分けるのが最も良い方法です。

日常的に使用する書類は手元のオフィスに、法律で保管が義務付けられているものの閲覧頻度が低い書類は、安価でセキュリティレベルの高い外部倉庫に預けるのがおすすめです。

この使い分けこそが、コスト削減と業務効率を両立させるための鍵となります。

オフィスで書類を保管する場合にかかる費用の内訳

オフィス内で書類を保管する場合、コストは賃料だけではありません。

まず、保管スペース分の「賃料」が直接的な費用として発生します。

これに加えて、そのスペースを他の業務に使えないことによる「機会損失」という間接的なコストも無視できません。

また、従業員が書類を整理・検索・廃棄するために費やす時間も「人件費」として見なすことができます。

これらの費用をトータルで把握することが、正確なコスト比較の第一歩です。

外部の書類保管倉庫を利用する場合にかかる費用の内訳

外部倉庫を利用する際の費用は、主に「基本保管料」「初期費用」「オプション料金」の3つで構成されます。

基本保管料は、預ける段ボール箱の数に応じて毎月発生する費用です。

これに加えて、初回登録料などの初期費用や、書類の入出庫、配送、廃棄などを依頼する際に発生するオプション料金があります。

外部倉庫の利用を検討する際は、月額の保管料だけでなく、これらの変動費用も考慮して予算を組むことが重要です。

オフィスと外部倉庫の料金を項目別に徹底比較

オフィスと外部倉庫で書類を保管する場合の料金を、「初期費用」「固定費」「変動費」の3つの項目に分けて比較します。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合った選択をするための判断材料としてください。

月額の坪単価・保管料で比較するランニングコスト

月々のランニングコストを比較すると、多くの場合、外部倉庫の方が圧倒的に安価です。

都心のオフィスの坪単価が1坪あたり2〜3万円であるのに対し、書類保管サービスの多くは段ボール1箱あたり月額100〜300円程度で利用できます。

保管する書類が段ボール数箱分でも、オフィスの一部を借り続けるより外部に預けた方が、月々の固定費を大幅に削減できる可能性があります。

見落としがちな初期費用や契約更新料の有無

オフィスを賃貸する際には、敷金や礼金、保証金といった高額な初期費用がかかるのが一般的です。

一方、書類保管サービスの多くは、初期費用が比較的安価、あるいはキャンペーンなどで0円に設定されているケースも少なくありません。

契約更新料についても、オフィス賃貸では発生することが多いですが、書類保管サービスでは不要な場合がほとんどです。

長期的な視点で見ると、こうした費用の有無も総コストに大きく影響します。

書類の出し入れで発生する配送費や手数料

外部倉庫を利用する上で注意が必要なのが、書類を出し入れする際の変動費用です。

預けた書類を取り出す際には、1箱ごとに「出庫手数料」や「配送料」が発生します。

また、倉庫内で直接書類を閲覧したり、廃棄を依頼したりする場合にも別途料金がかかるのが一般的です。

書類の利用頻度が高い場合は、これらの費用が積み重なり、想定よりもコストが高くなる可能性があるため、事前に料金体系を確認しておく必要があります。

料金だけじゃない！外部倉庫で書類を保管する3つのメリット

外部の書類保管サービスを利用するメリットは、コスト削減だけにとどまりません。

スペースの有効活用による生産性の向上や、セキュリティ強化、業務負担の軽減といった、企業経営にプラスとなる多くの利点があります。

メリット1：オフィススペースを有効活用し生産性を向上させる

書類を外部倉庫に移動させることで、オフィス内に新たなスペースが生まれます。

これまでキャビネットや棚が占有していた場所を、執務スペースの拡張やミーティングコーナーの新設、リフレッシュルームの設置などに活用できます。

手狭だったオフィス環境が改善されることで、従業員の満足度やコミュニケーションが活性化し、組織全体の生産性向上につながります。

書類の収納スペースを、より付加価値の高い活動の場へと転換できます。

メリット2：高度なセキュリティ環境で情報漏洩リスクを低減する

書類保管を専門とする業者は、情報漏洩や災害から重要書類を守るための高度なセキュリティ設備を備えています。

24時間体制の有人警備や監視カメラ、厳格な入退室管理システム、耐震・耐火構造の施設など、一般的なオフィスよりもはるかに堅牢な環境で書類を保管できます。

機密文書や個人情報を含む書類を預けることで、自社で管理するよりも情報漏洩リスクを大幅に低減させることが可能です。

メリット3：書類の検索や管理にかかる業務負担を軽減する

多くの書類保管サービスでは、預けた書類を箱単位でデータ管理し、専用のWebシステムからいつでも保管状況の確認や入出庫の依頼ができます。

これにより、「あの書類はどこにあるのか」とオフィス内を探し回る時間や手間が大幅に削減されます。

書類管理業務にかけていた従業員の負担が軽減されることで、本来注力すべきコア業務に集中できる時間が増え、業務効率の改善に直結します。

外部倉庫を利用する際に注意すべき2つのデメリット

外部倉庫の利用には多くのメリットがある一方で、物理的に書類が手元から離れることによるデメリットも存在します。

契約前にこれらの注意点を理解し、自社の運用に支障がないかを確認することが重要です。

デメリット1：急に書類が必要な時にすぐ確認できない

外部倉庫に預けた書類は、当然ながらオフィスにある時のように、必要な瞬間にすぐに手に取って確認することはできません。

書類を取り寄せるには、Webなどで出庫依頼をしてから配送されるまでのリードタイムが必要です。

通常は翌営業日以降の配送となるため、業務上、急に原本の確認が必要になることが多い書類の保管には不向きです。

即時性が求められる書類は、手元に残しておく必要があります。

デメリット2：オプションサービス利用で追加費用がかかる可能性がある

月額の基本保管料は安価でも、書類の出し入れの頻度が高い場合、その都度かかる入出庫手数料や配送料が想定以上にかさむ可能性があります。

また、当日配送や時間指定配送といった緊急対応、文書の廃棄、スキャニングなどのオプションサービスを利用すると、さらに追加費用が発生します。

これらのサービスをどの程度利用するかを事前にシミュレーションし、トータルコストを把握しておくことが大切です。

コストと効率を両立する書類保管場所の選び方

書類の保管場所を選ぶ際は、コストと業務効率のバランスを取ることが最も重要です。

そのためには、全ての書類を一括りで考えるのではなく、その書類の性質や利用頻度に応じて、最適な保管場所を判断するという視点が必要です。

【オフィス保管向き】閲覧・利用頻度が高い現役の書類

オフィスでの保管に適しているのは、日常業務で頻繁に閲覧・利用する書類です。

例えば、現在進行中のプロジェクトに関する資料、頻繁に参照する契約書や社内規定、直近の請求書や領収書などが該当します。

これらの書類は、必要な時にすぐにアクセスできる状態にしておくことで、業務の停滞を防ぎ、スムーズな意思決定を支えます。

利便性を最優先し、手元で管理するのが合理的です。

【外部倉庫向き】法律で定められた長期保存義務のある書類

外部倉庫での保管に最適なのは、法律によって長期間の保存が義務付けられているものの、日常業務での閲覧頻度は極めて低い書類です。

具体的には、過去の決算書類や会計帳簿、株主総会議事録、労務関連の書類などが挙げられます。

これらの法定保存文書は、セキュリティレベルが高く、低コストで長期間保管できる外部倉庫に預けることで、オフィスのスペースを圧迫することなく、安全かつ確実に保管義務を果たせます。

書類保管サービスの他の選択肢も比較検討する

書類の保管場所は、オフィスか専門の書類保管サービス（貸倉庫）かという二者択一だけではありません。

利用目的や頻度によっては、他の選択肢がより適している場合もあります。

ここでは、トランクルームの利用と書類の電子化という2つの代替案について解説します。

選択肢1：24時間出し入れ可能なトランクルームを利用する

トランクルームは、契約者自身が24時間365日、いつでも自由に荷物を出し入れできる点が大きな特徴です。

書類保管サービスのような入出庫手数料はかかりませんが、セキュリティレベルや空調設備の有無は施設によって大きく異なります。

機密性の低い書類で、かつ夜間や休日に急な出し入れが必要になる可能性がある場合には選択肢となり得ますが、重要書類の保管には、保管環境やセキュリティ対策を慎重に確認する必要があります。

選択肢2：保管コストを根本から無くす書類の電子化を進める

書類をスキャナーで読み取りデータ化（電子化）すれば、物理的な保管スペースが不要になり、保管コストを根本から削減できます。

また、サーバーやクラウド上に保存することで、検索性が飛躍的に向上し、複数人での情報共有も容易になります。

ただし、スキャニング作業の初期コストや、電子帳簿保存法への対応、原本の保管が法律で義務付けられている書類の扱いなど、導入前に検討すべき課題もあります。

長期的な視点でのペーパーレス化の一環として有効な手段です。

書類 オフィスと倉庫 どちらが安いに関するよくある質問

ここでは、書類の保管場所としてオフィスと倉庫を比較検討する際によく寄せられる質問とその回答をご紹介します。

Q. どのくらいの書類量があれば外部倉庫の方が安くなりますか？

一概には言えませんが、オフィスの坪単価にもよるため、自社の賃料と倉庫の料金で試算が必要です。

目安として、段ボール10箱以上の書類を保管している場合、オフィス賃料よりも外部倉庫の保管料の方が安くなることが多いと言われています。

Q. 外部の倉庫に機密文書を預けてもセキュリティは大丈夫ですか？

多くの専門業者は、監視カメラや厳格な入退室管理など、高水準のセキュリティ対策を施しています。

自社で管理するよりも安全な場合が多いため、機密文書の保管に適しています。

プライバシーマークなどの認証取得の有無も判断基準になります。

Q. 預けた書類が必要になった場合、どのくらいで手元に届きますか？

契約するサービスやプランによって異なりますが、一般的には依頼した翌営業日から数日以内に配送されます。

多くの業者では、当日配送などの緊急オプションも用意されています。

契約前に、必要なタイミングで書類が届くかリードタイムを確認しましょう。

まとめ

書類の保管コストを比較すると、月額の保管料だけで見れば外部倉庫の方がオフィスよりも安価です。

しかし、最適な保管方法は会社の状況によって異なります。

コスト削減を最大化しつつ業務効率を維持するためには、書類の利用頻度に応じてオフィスと外部倉庫を使い分けることが重要です。

また、トランクルームの利用や書類の電子化といった他の選択肢も視野に入れ、自社の書類管理体制全体を見直すことで、より大きな経費削減と生産性向上を実現できます。

※本記事の情報は2026年5月時点のものです。法改正や解釈の変更等により、内容が最新と異なる場合があります。掲載内容の利用によって生じたトラブルや損害について、当社は一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。

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