会社を設立した、あるいは新しく従業員を雇用する際に、社会保険の加入手続きでどの書類が必要か分からず、お困りではないでしょうか。

この記事では、会社の状況別に社会保険の加入手続きに必要な書類を網羅したチェックリストと、提出までの具体的なステップを解説します。

最後まで読めば、自社の状況に合わせて今すぐ準備すべき書類一式を漏れなく揃え、期限内に正しく提出できる状態になります。

社会保険の加入手続きは全3ステップ！状況別の必要書類と提出までの流れ

社会保険の加入手続きは、大きく分けて3つのステップで進めます。

まず、自社が「会社設立時」か「従業員採用時」か、状況に応じた必要書類を確認します。

次に、登記簿謄本などの添付書類を準備し、届出書類を作成します。

最後に、作成した書類一式を管轄の年金事務所へ期限内に提出すれば手続きは完了です。

各ステップの詳細は、この後の章で具体的に解説していきます。

ステップ1：自社の状況に応じて必要な書類を確認する

社会保険の手続きで最初にやるべきことは、自社の状況を把握し、どの書類が必要になるか正確にリストアップすることです。

「会社として初めて社会保険に加入するのか」「既に従業員を雇用しており、新たに入社した従業員の手続きを行うのか」によって、提出する書類の種類が大きく異なります。

まずは、自社がどちらのケースに該当するのかを確認しましょう。

【会社設立時】事業所が新規で社会保険に加入する場合の必要書類

法人を設立し、事業所として初めて社会保険に加入する（新規適用）際は、以下の書類を準備します。

この手続きは、事業主（会社）が健康保険・厚生年金保険の適用事業所になるためのものです。

従業員だけでなく、代表者や役員も加入対象となります。

健康保険・厚生年金保険新規適用届

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届（加入する役員・従業員全員分）

健康保険被扶養者（異動）届（扶養家族がいる場合）

保険料口座振替納付（変更）申出書

特に「新規適用届」には、法人の登記簿謄本などの添付書類が別途必要となるため、早めに準備を始めることが重要です。

【従業員採用時】新たに従業員を社会保険に加入させる場合の必要書類

すでに社会保険の適用事業所である会社が、新たに従業員を採用して加入させる場合は、以下の書類を提出します。

会社設立時の「新規適用届」は不要で、従業員個人の資格取得手続きのみを行います。

この手続きは、パートやアルバイトであっても加入要件を満たせば必要です。

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

健康保険被扶養者（異動）届（採用した従業員に扶養家族がいる場合）

従業員に扶養する家族がいるかどうかで必要な書類が変わるため、入社時に必ず確認しましょう。

【扶養家族がいる場合】健康保険被扶養者（異動）届と添付書類

新たに入社した従業員に配偶者や子供など扶養する家族がいる場合、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」とあわせて「健康保険被扶養者（異動）届」を提出します。

この届出には、扶養の事実や収入状況を証明するための添付書類が求められることがあります。

例えば、別居している家族を扶養に入れる場合は、送金の事実がわかる書類や住民票が必要です。

また、収入がある配偶者を扶養に入れる際は、所得証明書などの提出を求められるケースも少なくありません。

ステップ2：添付書類の準備と届出書類の作成を進める

ステップ1で必要書類のリストアップが完了したら、次に届出書への記入と添付書類の準備を具体的に進めます。

特に、法人登記簿謄本や従業員から回収するマイナンバー関連書類は、入手や確認に時間がかかる可能性があるため、計画的に進める必要があります。

書類作成と準備を並行して行うことで、タイトな提出期限にも対応しやすくなります。

法人の場合に必要な登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の入手方法

新規適用届を提出する際は、法人の登記情報が記載された「登記簿謄本（履歴事項全部証明書）」の原本（発行後90日以内）を添付します。

この書類は、会社の所在地を管轄する法務局で入手可能です。

入手方法は主に3つあります。

法務局の窓口で請求する：直接窓口へ行き、申請書を提出して受け取ります。

郵送で請求する：申請書と返信用封筒を同封して法務局へ郵送します。

オンラインで請求する：「登記・供託オンライン申請システム」を利用して請求し、郵送または窓口で受け取ります。

オンライン請求は手数料が最も安価です。

従業員から回収すべき年金手帳やマイナンバー確認書類

被保険者資格取得届を作成するためには、従業員の基礎年金番号とマイナンバー（個人番号）が必要です。

これらの情報を確認するために、従業員本人から以下の書類を提出してもらいます。

基礎年金番号の確認：年金手帳、基礎年金番号通知書、またはマイナンバーと基礎年金番号が結びついている場合はマイナンバーカードで代用できます。

マイナンバーの確認：マイナンバーカードのコピー、または通知カードと運転免許証などの身分証明書のコピーをセットで提出してもらいます。

これらの情報は極めて重要な個人情報のため、紛失や漏洩がないよう厳重に管理しなければなりません。

届出書類の様式を日本年金機構のウェブサイトからダウンロードする

社会保険手続きに必要な各種届出書類の様式は、日本年金機構の公式サイトからダウンロードして入手します。

公式サイト内の「事業主の皆さまへ」や「主な手続き」のページから、該当する手続きの様式を探し、PDF形式（手書き用）またはExcel形式（入力用）のファイルをダウンロードしてください。

様式は法改正などによって変更されることがあるため、必ず最新のバージョンを使用することが重要です。

古い様式で提出すると、再提出を求められる可能性があります。

ステップ3：管轄の年金事務所へ期限内に書類を提出する

書類の作成と準備が完了したら、最終ステップとして管轄の年金事務所へ提出します。

社会保険の手続きは提出期限が非常に短く設定されているため、事業主は迅速に対応しなければなりません。

提出先を正確に把握し、自社に合った提出方法を選んで、期限内に必ず手続きを完了させましょう。

次のセクションでは、パート・アルバイトの加入条件についても解説します。

提出先となる事業所所在地の管轄年金事務所を確認する

作成した書類一式の提出先は、会社の所在地を管轄する年金事務所（または事務センター）です。

登記上の本社所在地と、実際に従業員が勤務する事業所の所在地が異なる場合は、事業所の所在地を管轄する年金事務所が提出先となります。

管轄の年金事務所がどこになるかは、日本年金機構のウェブサイトで郵便番号や住所から検索できます。

提出先を間違えると手続きが遅れる原因になるため、事前に必ず確認してください。

窓口持参・郵送・電子申請の3つの提出方法から選ぶ

書類の提出方法は、「窓口持参」「郵送」「電子申請」の3種類から選べます。

それぞれのメリットとデメリットは以下の通りです。

窓口持参：その場で書類の不備をチェックしてもらえ、不明点も質問できる安心感があります。

ただし、年金事務所への移動時間と待ち時間が必要です。

郵送：時間や場所を問わず提出できますが、書類が届くまでに時間がかかり、不備があった場合のやり取りも郵送になるため手続きが遅れがちです。

電子申請：24時間365日、インターネット経由で申請できます。

GビズIDの取得など事前の準備が必要ですが、時間とコストを最も削減できる方法です。

提出期限は事実発生から5日以内！遅延した場合の注意点

社会保険の加入手続き、特に「新規適用届」と「被保険者資格取得届」の提出期限は、事実が発生した日から5日以内と定められています。

事実が発生した日とは、会社設立日や従業員の入社日を指します。

この5日間には土日祝日も含まれるため、連休などを挟む場合は特に注意が必要です。

期限を過ぎてしまうと、保険料を遡って納付する必要が生じるほか、従業員がその間に病気やけがをした際に保険証が使えず、医療費を一時的に全額自己負担しなければならない事態も起こり得ます。

パート・アルバイトを雇用する際の社会保険加入手続きと条件

社会保険は正社員だけでなく、パートやアルバイトの従業員も加入対象となる場合があります。

加入義務があるにもかかわらず手続きを怠ると、指導や罰則の対象となる可能性があるため、経営者や人事担当者は加入条件を正確に理解しておく必要があります。

特に、労働時間や賃金が加入の判断基準となり、近年では法改正による適用範囲の拡大も進んでいるため、最新の情報を把握することが不可欠です。

週の所定労働時間と月額賃金が社会保険加入の判断基準

パート・アルバイトが社会保険の加入対象となるかどうかの基本的な判断基準は、「1週間の所定労働時間」と「1カ月の所定労働日数」が、同じ事業所で働く正社員の4分の3以上であるかどうかです。

この基準を満たす場合は、本人の意思にかかわらず社会保険に加入させる義務があります。

また、この基準を満たさない短時間労働者であっても、以下の要件をすべて満たす場合は加入対象となります。

週の所定労働時間が20時間以上

月額賃金が8.8万円以上

2カ月を超える雇用の見込みがある

学生ではない

2024年10月からの法改正による社会保険の適用拡大について

2024年10月1日からは、法改正により短時間労働者に対する社会保険の適用範囲がさらに拡大されます。

これまで従業員数「101人以上」の企業に適用されていた短時間労働者の加入義務が、従業員数「51人以上」の企業まで広げられます。

この従業員数には、現在社会保険に加入している厚生年金保険の被保険者数がカウントされます。

これにより、これまで対象外だったパートやバイト従業員が新たに加入対象となる可能性があるため、該当する企業は対象者の洗い出しや本人への説明、手続きの準備を早めに進める必要があります。

社会保険の加入手続きと必要書類に関するよくある質問

ここでは、社会保険の加入手続きを進める上で、多くの担当者が疑問に思う点や、つまずきやすいポイントについて解説します。

特に、手続きのタイミングや書類に不備があった場合の対処法、試用期間中の従業員の扱いなど、実務で頻繁に発生する質問とその回答をまとめました。

社会保険の加入手続きは、従業員の入社前に行うことはできますか？

できません。

社会保険の加入手続きは、資格取得の事実が発生した後（入社日以降）に行う必要があります。

採用が内定し入社が確実な従業員であっても、実際に入社して雇用関係が開始するまでは被保険者資格が発生しないため、入社日より前に届け出ることは認められていません。

必ず入社日以降、5日以内に手続きを完了させてください。

提出した社会保険の加入書類に不備があった場合、どのように修正すればよいですか？

年金事務所から電話または郵送で訂正に関する連絡が届きます。

指示に従い、書類の訂正箇所に二重線を引き、その上から訂正印（法人の場合は代表者印）を押して修正します。

修正箇所が多い場合や、内容が大きく変わる場合は、新しい様式で一から作成し直して再提出を求められることもあります。

電子申請の場合は、システム上で差し戻しの通知が来るので、指示に従ってデータを修正し、再申請します。

試用期間中の従業員でも社会保険への加入手続きは必要ですか？

はい、必要です。

試用期間中であっても、会社との間に雇用関係が成立しており、所定労働時間などの加入要件を満たす場合は、入社初日から社会保険に加入させる義務があります。

試用期間はあくまで本採用前の評価期間であり、雇用契約そのものは有効です。

そのため、試用期間であることを理由に社会保険の適用が免除されることはありません。

まとめ

社会保険の加入手続きをスムーズに進めるためには、まず「会社設立時」と「従業員採用時」のどちらに該当するかを判断し、必要な書類を正確に把握することが不可欠です。

特に、登記簿謄本やマイナンバー関連書類などの添付書類は、準備に時間がかかるため早めに手配を開始してください。

提出期限は事実発生から5日以内と非常に短いため、書類の作成から提出までを計画的に進める必要があります。

本記事のチェックリストを活用し、漏れのない手続きを行ってください。

※本記事の情報は2026年9月時点のものです。法改正や解釈の変更等により、内容が最新と異なる場合があります。掲載内容の利用によって生じたトラブルや損害について、当社は一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。

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